在大多数司法管辖区,法庭案件中发生的每件事都记录在所谓的案卷表上。通常,每个法院都有一个人负责在每一个案件的案卷记录表上输入信息,通常会在法院办公室内担任各种文书工作,其原则是在每个案件文件中以及法院的计算机系统(如适用)中维护案卷表。
每个法院案例文件都有一个案卷表,以帮助组织文件内容在法院办公室工作的雇员可能因司法管辖权的不同而有所不同;然而,在大多数法院办公室里都有一些关键雇员。大多数法院都有一名法警,其工作是维持法院的秩序,记录诉讼过程的法庭记录员和维护法庭档案的案卷书记员。根据法庭的规模,案卷书记员还可以履行其他秘书职责,或者只专注于档案的维护当法院立案时,必须创建一个实体文件来记录案件中的所有文件。在许多法院,法院的计算机系统也会产生一个电子文件。档案中最早的文件之一就是案卷单。案卷单只是一张纸,可以记录案件中发生的一切以及案发日期在法院立案时,起诉书一般必须由立案人呈交案卷书记员,由立案书记员在案卷上加盖立案日期和时间的印章,原件可直接放入案卷或交由法官复核,根据已提交的诉状,可能还需要在法院的计算机记录系统中进行备案记录。除了记录案件中归档的文件外,案卷摘要也可以包括法庭程序的摘要。例如,如果进行了初步听证或预审,则案卷记录表将显示听证会上发生的事情的基本摘要。每当案件提交法庭时,案卷书记员负责输入诉讼程序摘要终止后,案卷管理员将负责妥善结案。

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