保存电子记录的最佳技巧是什么(Best Tips for Electronic Records Retention)？

电子记录保留只不过是建立一个系统来备份工作场所内的重要数据，好消息是，在适当的设置下，大部分备份都可以自动完成。然而，许多企业都犯了将有价值的文档备份到多个服务器上的错误，这可能会创建成百上千个重复文件，占用空间并最终减慢服务器速度。对于传统备份（如文书工作和光盘）也是如此，一旦实施了完善的电子记录保留系统，保留重复备份就毫无意义了建立这样一个系统通常需要互联网技术经验，而且由于在线备份通常是电子记录保留包的一部分，信息应该永远受到保护。在线备份可以在龙卷风等灾难性事件中保证公司信息的安全在实施电子记录保留计划之前，用户必须准确考虑需要在多个位置存储什么。例如，许多员工全天访问的业务文件应保存在每个单独的计算机系统上，但是，处理前客户或税务信息的文件应该安全地放在主机上，因为这种类型的文件很少需要。电子记录保留程序的另一个重要功能是能够在一段时间后清除不必要的文件，使整个网络保持如可能这些任务不仅有助于简化信息在整个工作场所的分发速度，而且还为每个员工在处理公司数据时遵守的标准电子记录保留的另一个关键方面是实施定期自动备份，此任务可以设置为每周、每天甚至每分钟运行一次。除了将文件放在一个集中的服务器上之外，许多公司还实施到外部驱动器、远程驱动器的备份，或者一张光盘（CD），以确保数据始终存在于两个独立的位置。而对于许多人来说，这个过程似乎是不必要的，电路中的过载可以有效地擦除公司内的所有硬盘。由于数据存储在不同的地理区域，因此在线备份变得尤为流行，因此即使飓风或龙卷风这样的灾难性事件摧毁了每一个硬件，该公司的信息仍然是安全的。电子记录保留的另一个聪明的方面是实际验证备份确实发生了，因为像损坏的以太网线这样简单的事情可能会妨碍信息的妥善保存。许多企业错误地认为自动备份不会受到灾难的影响，但事实并非如此，每个人都应该至少每月或每次执行新文件或程序时验证数据是否正确备份。