收据管理的最佳技巧是什么(Best Tips for Receipt Management)？

收据管理应从确保所有文件的准确性和完整性开始，然后决定将记录保存在何处。一旦收据有指定区域，应将其分为主要类别和子类别。为了简化流程，个人可能会考虑将纸质记录转换为数字文件。收据管理不仅仅是简单地保存和存储收据。个人应该意识到收据管理的重要性，以及如果忽略这项任务会带来多大的成本。考虑到这一重要性，管理收据的第一步是确保收据的完整性和准确性。当单据是手写的时，这一点尤为重要。税务机关和雇主倾向于要求提供详细的信息，如果一个记录被认为是有效的。收据管理不同于保存收据。当一个人只有保存这些文件的习惯，她可能会漫不经心地把一些放在一个地方，另一些放在不同的地方，只有在必要的时候才把它们凑起来。管理收据意味着文件要以有组织的方式保存在一个地方。组织收据的最初建议之一是根据文件的相关性将它们分开。例如，一个人可能需要保存个人交易、工作开支和自己的小企业开支的收据。在这种情况下，她应该保存三个不同的文件。为了简化事务，当记录被添加到每个文件中时，它们应该被放入子类别中。例如，燃油收据和招待收据应该一个大大简化收据管理的方法是把收据扫描到电脑里并保存数字记录定期进行这项工作比积累一堆文档并必须立即扫描要轻松得多。数字管理的另一个好处是可以为每个记录指定标签，这将使引用它们变得更容易。由于人的计算机总是有可能发生某些事情，因此最好确保这些文件已备份。没有时间、知识的个人，或者耐心地将他们的纸质收据转换成数字记录可能需要考虑文档管理服务。这种类型的服务提供商通常接受多种格式的收据，他们会为客户扫描和整理收据。然而，在支付此类服务费用之前，最好确保需要与之共享记录的各方接受这种格式的记录。