什么是征求建议书（RFP）(Request for Proposal (RFP))？

通常称为RFP，征求建议书是许多组织用来接收潜在供应商提供的服务或货物的文件。RFP的确切结构因情况而异。这意味着如何编写RFP在很大程度上取决于发出请求的实体的文化他们希望从回复中学到什么。以下是一些在许多征求建议书中发现的元素的例子，无论涉及的行业或组织是什么。RFP是潜在的书面提案产品或服务的供应商。与许多商业写作工作一样，一份合适的建议书征询书将首先说明文件的目的。这通常可以用几句话来概括，并使被邀请提交正式投标书的申请人或当事方确切地知道签发实体在服务或货物方面正在寻找什么。即使是最随意的征求建议书格式也会包括此类信息。正确的投标申请书应首先说明文件的目的除了说明征求建议书的目的或原因外，还包括有关实体的一些一般信息这些信息通常只提供有限的详细信息，包括公司的规模、目前保留的地点数量以及可能影响申请人答复的任何近期扩张计划。通常情况下，详细信息并不全面。但是，通常足以让申请人对其有助于扩大对发出建议书请求方需求的理解。在结构上，征求建议书可以非常宽泛，也可以非常详细。有些请求不超过一页，只包括一般性的指导方针对于提交，例如几个具体的领域需要解决，如何提交完成的提案，以及所有投标申请书的截止日期。其他投标申请书提供了具体的章节和必须遵循的格式。这两种方法对投标申请书的格式都有好处。宽泛的格式确保这些必要的信息将包含在答复的正文中，但允许实体了解每个申请人在答复中有很大的余地时是如何表现自己的，一个高度结构化的格式告诉申请人如何以一种肯定对发行实体有意义的方式组织数据。同时，全面的结构使得可以逐条比较多个受访者的回答，逐条列出部分根据所涉及的服务或货物的类型，招标书可能会包含一些示例场景，说明请求发起者在日常和紧急情况下需要供应商提供什么。例如，如果RFP是针对电话会议服务，发端人可能希望知道，即使在业务高峰期，供应商是否能够保证特定数量的端口或线路的可用性。供应商还可以解决一些具体问题，例如在公司范围内紧急情况下使用的支持网络的实施，或供应商是否能够处理调度和执行没有事先通知的电话会议。企业或其他组织，如果需要发布一份征求建议书，但不确定如何将文件结构得最好，通常可以使用许多免费的征求建议书来开始这一过程可在网上找到模板选项。这些模板可根据需要进行修改。在某些情况下，模板将至少附带一个征求建议书的示例，作为负责编写RFP的个人或团队的指南。