员工用于报销的任何杂费收据都可以被视为小额现金收据。大多数办公室和部门的预算中都有小额现金基金。员工使用零用现金基金的情况各不相同,但大多数情况下,该基金用于支付小额现金支出,如场外会议的停车费、办公用品或邮费。发生这些费用的员工必须保存收据,填写零用现金凭单或单据,并将两者一并提交给预算官员报销
企业通常会将备用金用于办公用品等开支。小额现金资金在企业中几乎无处不在部门预算可能会涵盖大部分的主要开支,几乎不可能预测出在日常工作中会发生的所有小开支。大多数员工都会在某个时候自掏腰包支付一些与工作有关的费用。当这种情况发生时,零用现金收据可以确保及时还款。
员工偶然购买的收据通常称为小额收据每家公司的零用金系统结构都有点不同,有些公司列出了批准的零用金开支清单,而另一些公司则将自由裁量权交给了个别经理不过,在几乎所有情况下,员工都必须出示报销收据。小额现金收据通常既要显示所有采购项目的详细说明,也要显示支付的总金额,允许预算官员确认(a)费用符合条件,(b)报销金额与实际支出金额相同。通常可以接受可打印的零用现金收据(可能为网上购物开具),以及原始收据的复印件在大公司,申请报销的员工通常不仅要提交小额现金收据,还必须提交小额现金报销凭证。凭证必须列出员工的姓名、部门、要分配的总金额以及资金代码。代码通常与费用类型-例如停车费或餐费。在某些情况下,这些凭证在内部被视为自己的零用现金收据类型。它们通常可以从预算办公室的网站上在线获得,也可以从部门内部网打印出来大多数情况下,预算官或司库会将所有的零用现金交易记录在办公室的零用现金簿中。这本书基本上是一个记录零用现金基金余额的分类帐。任何提交的零用现金收据或凭证通常都与分类帐一起存放,以备审计。


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