什么是行政记录(Administrative Record)？

行政记录是与组织的管理或运行方式有关的任何一种文件。专业人员保存行政记录，以便他们能够记录运营、会议、客户和财务的历史。在某些情况下，出于法律目的，可能需要行政记录。这些文件通常以电子方式存储。但是，当需要正式的行政记录时，专业人员可能会将文件打印在带有水印或密封的纸张上，以表明这些文件是经授权的记录保存会议行政记录的经理。业务经理可以使用行政记录来做出财务决策。例如，如果他或她正在计划为一个特定的项目预算多少，他或她可能会访问记录来了解过去花了多少钱。财务管理记录也可以用于内部为财务规划目的执行的审计过程，也可以用于外部由监管机构执行的审计过程在会议期间，通常指派一名记录员保存一份行政记录，稍后再分发为了设施管理的目的而保留行政记录也是很常见的在经理必须监督设施以确保其符合安全和健康法规的情况下，记录有助于证明其采取了必要的预防措施。如果设施发生事故，经理可以出示必要的行政记录，以证明他或她对任何损害或人身伤害事件不负责任。当涉及到遵守合同时，行政记录非常重要个人被指控违反合同条款的行为，可能会引起法律诉讼。在这种情况下，行政记录可以用来证明个人的无罪或有罪，行政记录经常被使用当一个企业或机构被指控以不利于环境、公共健康或安全的方式运作时，法官可能会要求组织提交其行政记录。在这种情况下，可能是帮助法律官员了解一个组织所采取的步骤的书面记录。法官可以使用这些文件来确定一个组织是恶意的还是任性的。行政记录可以由任何人保存组织中有权获得有关管理决策信息的专业人员。在某些情况下，经理和行政人员可能会雇用助理来保存会议和所执行的行动的记录。数字化跟踪的工作，如财务交易和数据录入，也可以用在行政记录中。