什么是支出分析(Spend Analysis)？

支出分析是企业用来跟踪公司资金使用情况的一种方法，其最终目标是减少开支。对供应商、采购和订单的信息进行组织，然后分析其模式。由于涉及的信息量巨大，大多数公司都使用专门的软件来执行开支分析。有关供应商、采购和订单的信息被组织起来，并在支出分析中分析模式收集和分析数据的过程比最初看起来更困难。为了使支出分析有效，公司支出模式的方方面面都必须考虑在内。这些信息通常存储在公司每个部门内的独立计算机系统中。部门之间可以用距离和语言分隔开来。收集所有这些数据并将其组织成可用的格式需要花费大量的时间和时间资金。支出分析的一个重要方面是评估供应商许多复杂性可以通过使用软件来简化开支分析来消除。第一个开支分析软件是在21世纪初创建的。虽然仍然非常昂贵，但该软件消除了人力劳动的必要性，并为访问结果信息创建了一个简单的界面该软件的工作原理是从现有的记录保存系统中提取数据。这些数据可以是简单的电子表格、仓库数据或其他来源。然后清除这些数据，这意味着格式标准化，重复的记录被合并，软件会根据行业标准和公司规定的标准对数据进行分类，然后采购专员可以访问数据进行报告和分析支出分析是对供应商进行评估。支出分析可以显示哪些供应商从公司获得的资金最多。公司可以利用这些信息讨价还价或重新谈判合同。大多数公司都有首选供应商，为批量采购提供最佳服务或降价的供应商。分析可能会发现，目前从非首选供应商处购买的供应品或服务可以从首选供应商那里以更低的价格购买。公司可能会也可以从多个供应商处购买类似的产品或服务。这被称为零散商品。通过从单个供应商处进行一次大规模采购，而不是从多个供应商处进行一系列小规模采购，可以节省资金支出分析也有助于识别特殊支出。当采购合同未涵盖时，会出现这种情况。如果没有合同，公司将收取全额费用，而不是与首选供应商签订的长期合同规定的谈判价格随着时间的推移，这种类型的支出会使一家公司损失很多钱。