什么是文档管理(Document Management)？

企业和其他组织以及处理大量信息的个人都需要文档管理系统来归档、保护、检索和共享这些信息。文档管理是一个有组织的系统，它系统地处理、存储和恢复文档以及其中的数据。对于硬拷贝，或者纸质文档，这个过程可以简单地称为归档系统。处理大量信息的企业需要文档管理系统来归档、保护、检索和共享这些信息文件管理是一个更现代的版本，通常涉及文件和其他文件的电子制作、存储和检索，为那些有许可证的人提供安全访问。除了典型的文件，例如文本文件或纸质文档的扫描副本，文档管理还可能包括音频和视频文件、电子邮件、传真、报告、照片、字体、图形和其他图像。文档管理软件是为了引入"无纸化"办公室而创建的。当意识到这种商业模式不可能完美时，新的模式开始将纸质和电子文档管理结合起来。由于组织有着不同的需求，文档管理系统是专门为解决信息分类和管理的特定方面而设计的，例如银行业如今，银行不再把作废的支票和银行对账单一起寄出，而是制作支票的微型数字副本，并根据需要打印出来。银行还保留一份副本以备记录。实际的支票可能会被销毁或保存在一个安全的地方，以备电脑出现故障或数据损坏时进行备份另一个很好的例子是广告公司，与其使用高级空间来保存故事板和演示材料，这些项目可以转化为数字数据。一个完整的广告活动可以转换成存储在计算机上的几个文件或文件夹，以后可以访问这些文件或文件夹，根据需要分发或打印。文档管理可以有效地简化任何办公环境。通过对信息进行分类和方便地存储，并使其易于访问，这一过程有助于员工更有效地工作。文档管理不仅节省空间和时间，还节省了资金。因为它比典型的归档系统效率高很多，它还可以减轻工作场所的压力。