有哪些不同类型的文档保留要求(Different Types of Document Retention Requirements)？

企业主和个人通常被建议为商业、税务和法律目的遵守标准的文档保留要求。所需时间的长短取决于所讨论文档的类型。保留业务文档的某些要求可能最短为一年，也可能是无限期的。在美国，有建议的联邦保留要求和州保留要求，在某些情况下，这些要求相互冲突。还有一些文件保留要求是针对业务记录和其他涉及税务记录的要求。物业税记录应无限期保留。业务记录必须通常由公司秘书或小企业主保存一段时间，由地区和国家法律确定。原因是客户和其他人可以起诉企业，这些记录可能会作为民事诉讼中发现过程的一部分传唤。政府也可能因为针对企业所有者或公司的刑事诉讼。根据某些司法管辖区的法律，某些业务记录必须无限期保存，例如公司章程和企业拥有的不动产契约。通常在三年后可以处理的记录包括银行对账单，库存记录和雇用申请。由于业务、税务和法律方面的原因，人们必须持有各种文件。此外，还存在与税务记录相关的文档保留要求。例如，美国国税局建议，就业税记录应在最初的纳税申报到期日后至少保存四年，而财产税记录通常被无限期保存其他税务记录，如纳税申报后的退税申请，应至少保存三年，或者如果个人在提交纳税申报表后欠税，税务专家通常建议纳税人在申报后保留7年的记录，以确保他们不会接受税务审计，这可能发生在提交纳税申报表多年后。准备和计划诉讼或在发生诉讼时提供保护是个人遵守标准文件保留要求的其他原因。建议个人出于法律目的无限期保留某些记录，包括重要记录，如出生证明和收养证明。通常建议承租人保留租约直到诉讼时效到期，这意味着房东或承租人不能再根据租约提起诉讼。