如何创建一个有组织的归档系统(Create an Organized Filing System)？

创建一个有组织的归档系统将使办公室运行更顺畅，无论你是在家里工作还是在一个大的共享工作区。当多个人使用同一个文件时，一个逻辑文件系统是至关重要的，因为它将使每个人都能快速方便地访问他们需要的信息。如果你正在组织归档系统，计划至少留出一天时间来做，这样你就不会在处理过程中忘记你在做什么。使用突出于文件夹其余部分的标签页可以让个人快速找到特定的部分。要开始建立一个有组织的归档系统，把你的工作分为两类：活动的和存档的。活动的材料包括待处理的行动项目、正在进行的项目或需要随时查阅的阅读材料。档案材料包括不需要随时可用的数据。计划在桌子旁边留出一个空间来存放你的活动项目，以及其他档案工作的归档区。也要为档案制定一个丢弃时间表。在丢弃归档材料之前，要考虑法律限制：例如，有些企业必须将财务记录保留一段时间。组织一堆文件将使它们更易于查找和管理。考虑创建有组织的归档系统时正在处理的活动材料的类型。例如，如果您是会计师，您可能会有工作所在季度的未结发票、应付帐款、应付帐款和损益报告。如果您是设计师，您可能会为不同的客户准备几个正在进行的项目，样品待定，出价，你正在等待答复，等等为您的归档系统构建一组松散的类别，并计划在常规类别中创建子类别。这样，您就知道您可以在一个中心位置找到所有待处理的发票，例如，在一个中心位置。在该位置，发票可以按供应商的字母顺序、金额顺序或其他方式进行组织这对你来说是有意义的。然后设置你的档案文件夹。当创建一个有组织的文件系统时，计划使用一种对你和其他人在办公环境中都是合乎逻辑的方法。也许你想按项目的字母顺序来组织档案。在一个文件存放在中心位置的小办公室里，档案可能应该是按主题细分：项目、财务记录、用户手册等。在每个大的类别中，制作较小的文件夹。当你为一个有组织的文件系统制作文件夹时，在标签上使用大字体，这些字体要明显地高于文件夹的其他部分，这样你就可以快速地找到一个部分。你也可以发现使用颜色编码的标签页或文件，这样你就可以清楚地看到类别之间的分类了，准备好设备，以便您在需要时可以轻松地制作更多的文件：不要屈服于"待归档"托盘的诱惑。一旦您构建了归档系统的框架，那么您就可以整合所有需要归档的纸张和打印材料。清空所有的文件柜、待归档的托盘和其他文件成堆的纸。把所有的资料都翻一遍，首先确定什么需要保留，什么需要扔掉。不是每一张纸都需要保存：保留相关的或有用的材料，然后把剩下的扔掉。你的档案系统不应该包含企业历史上使用过的每一张纸您可以清除、将材料分类到活动或归档类别中，并将其归档到适当的区域中一旦你建立了一个有条理的归档系统，你可能会发现你的生活要容易得多。要经常清理旧资料，保持系统的正常运转，防止材料堆积。