什么是采购周期(Procurement Cycle)？

采购周期是指为销售或由公司或代理机构使用而采购货物的过程中涉及的一系列步骤。它从确定对某一特定产品的需求开始，经过采购和交付的过程，最后在更新时结束，人们决定是否需要更多的产品。通常，整个部门都在监督这一过程。这个部门必须以最优惠的价格找到最好的产品，并考虑到一些限制因素，如在决定采购什么和从哪里采购时拒绝与某些公司或国家做生意与同事一起工作的采购专家。当公司确定需要某种产品时，采购周期就开始了，收集信息。人们会研究可用的选项为了满足需求并收集有关定价、折扣、交货时间和其他事项的数据。一旦他们确定了最好的来源，他们就会与供应商进行合同谈判。这可以简单到从造纸厂订购几箱纸，或者像为政府机构谈判一个全新的计算机系统一样复杂。在采购周期的这段时间里，双方的人都在努力获得最好的交易。供应商将考虑订单的大小和重复订单的可能性等因素，而公司考虑的问题是它需要产品的速度，它可能会要求提供样品，让它有机会评估质量并比较不同供应商的报价最终，它将通过销售合同完成交易，并等待交付。交付后，人们使用或销售产品，从而结束采购周期，因为他们要么面临对产品的新需求，要么是项目的完成不再需要某一特定产品。他们可以丢弃未使用的产品，退还租金，处理损坏和用完的产品，并决定是否需要订购更多产品。在采购周期的这一点上，人们可能会要求员工和其他人对产品满足他们需求的程度进行反馈，以决定是否要使用相同的产品供应商或寻求新的供应商。公司通常有特定的采购程序。如果人们想订购新产品，必须遵循这些程序，从提交正确的申请表到确保有人在产品交付时签字。在存在安全问题的工作场所，这可能会很复杂，因为保护工作场所的安全可能需要一些额外的步骤，如对供应商进行背景调查，在采购周期内。