什么是功能记录(Functional Record)？

功能记录，也称为操作记录，是描述公司活动和周围事件的书面文件。它以特定格式记录特定信息，但不是管理记录。这种类型的文档通常在活动发生时或临近活动时创建，通常被视为事件的最可靠版本，因为它创建的时间与它所显示的信息非常接近。功能记录由与特定事件集相关的文档组成企业保持记录以便更有效地运营，向投资者和政府机构报告其活动，并在历史背景下评估绩效。企业为保持记录而创建的许多表格都是行政性的，例如员工联系单。这些表格记录了标准的办公室操作和管理者希望定期发生的事情通常，业务部门必须捕获非管理或标准的信息。这些信息通常在时间上是唯一的，尽管记录信息的方式可能是统一的。为了记录这些信息，企业使用功能记录，或者是一种书面记录，允许企业同时提交一个帐户，并在将来需要时检索信息也许理解这种工具使用的最简单的方法是检查一些常见的例子。事故报告是一种功能性记录。企业通常要求员工填写事故报告，详细说明如果员工或客户在经营场所或在公司工作时受伤的情况业务。此功能记录仅在需要时填写，但它非常重要，因为它用相关人员的语言记录事件，及时结束事件发生的时间。另一种功能记录是客户反馈表。不是每个客户都会填写反馈表，客户通常只有在对当天的服务有特定的意见时才会这样做。反馈表是一种功能性记录，因为它用当事人的话记录了在特定时间发生的独特事件行程单是一种填写频率更高的功能性记录。通常情况下，公司会在司机每次拿出公司车辆时，都会让司机填写一份报告，列明一次旅行的详细情况。这样，如果经理必须回答过去发生的有关车辆运行的问题，他有一份由司机准备的活动的同期账目以供审查。功能记录可以为企业提供免责保护。客户和员工通常有几年的时间对一家企业提起诉讼民事侵权。如果没有事件的同期记录，公司很难证明过去到底发生了什么。