如何创建电子邮件保留策略(Create an Email Retention Policy)？

要创建电子邮件保留策略，您首先必须说明您编写该策略的原因—遵守法律要求、保留业务证明文档或确保重要信息不会丢失。该文档还应解释该策略影响哪些员工，以及包括哪些类型的电子邮件。您还必须决定电子邮件应保留多长时间；法律可能要求您在特定的时间段内保留某些电子邮件。指派一名员工负责监督该政策可以帮助确保您的政策得到正确执行许多人越来越关注与电子邮件和互联网相关的隐私问题公司希望员工处理电子邮件通信。电子邮件保留政策通常规定员工应保留哪些电子邮件、保留多长时间以及如何存储电子邮件。在许多司法管辖区，法律规定了公司通信（包括电子邮件）必须保留多长时间，因此，有一个明确的电子邮件保留策略是很重要的，解释电子邮件保留政策适用于公司的哪些员工。根据首先实施该政策的目的，它可能不适用于组织中的每个人。例如，不处理电子信函的仓库员工可能不需要遵守该政策另一方面，客户服务代表可能需要保留他们的大部分电子邮件。请描述哪些类型的电子邮件通信属于电子邮件保留策略的管理范围。例如，有些公司制定的电子邮件保留政策适用于处理行政、财务、一般和短期事务的电子邮件。您的公司政策可能会专门处理处理涉及法律要求的事项的电子邮件。无论您选择哪种电子邮件受此政策保护，确保你在主题上清晰明了。政策还应说明电子邮件应保留多长时间以及员工应如何保留这些电子邮件。为了遵守记录，您可能有法律义务保留客户为期五年的信件。除了存储在服务器上的电子邮件存档中外，法律还可能要求您打印电子邮件并在客户的文件中保留硬拷贝。无论保留这些记录的程序是什么，请确保在编写电子邮件保留策略时详细说明一个好的电子邮件保留策略应该包括负责监控要求的员工的部门或职位。您的公司可能有一个合规部门或员工负责确保公司流程符合法律。这可能是负责监督和执行电子邮件保留政策的自然人。明确说明谁负责管理该政策，以便员工知道如果他们有问题或问题，可以向谁求助创建策略后，最重要的步骤之一是传播它。如果必须执行策略的员工不知道它的存在，则无法遵守该策略。您可能还需要为受影响的员工举行会议或培训课程。这样可以确保他们收到遵守电子邮件所需的信息保留策略。